Im Fokus des vorgeschalteten Kommunikations- und Beteiligungsprozesses stand die Entwicklung der Aufgabenstellung. Dazu wurde im November 2022 das sogenannte Kernteam ins Leben gerufen, um die Interessen aller Altstadt-Akteure bestmöglich abbilden zu können. Dies umfasste Vertreter*innen aus verschiedenen Clustern, u.a. Politik, Wirtschaft, Bildung, Eigentümer*innen, Verkehrsinstitutionen und Verwaltung. Auf Grundlage der Erfahrungen und Auswertungen einer durchgeführten Testphase wurden in drei ca. dreistündigen Treffen Eckpunkte für die Aufgabenstellung formuliert. Diese Eckpunkte wurden im Rahmen einer zweiwöchigen Öffentlichkeitsbeteiligung allen interessierten Bielefelder*innen zur Prüfung und Kommentierung vorgelegt. In einer vierten Sitzung arbeitete das Kernteam die Rückmeldungen der Öffentlichkeit ein.

Für die Neustrukturierung des Verkehrs im Bielefelder altstadt.raum und der damit einhergehenden Umgestaltung und Neunutzung verschiedener öffentlicher Räume wurde in der zweiten Phase des Verfahrens ein kooperatives Werkstattverfahren durchgeführt. Die Werkstatt setzte sich aus einem Auftaktkolloquium mit Ortsbesichtigung, einer Arbeitsphase der ausgewählten Teams sowie einem abschließenden Werkstattforum zusammen.

Bereits im Jahr 2021 wurde das Projekt altstadt.raum zur Steigerung der Lebens- und Aufenthaltsqualität in der Bielefelder Altstadt etabliert, das sich vor allem auf den Verkehrsraum fokussierte. Auf dieser Grundlage wurden zwischen Juni 2021 und Februar 2022 an verschiedenen Standorten der Altstadt Verkehrsversuche durchgeführt. Aufgrund konkroverser Diskussionen in der Öffentlichkeit, sollten die Ergebnisse 2022 in einem nachfolgenden Kommunikations- und Beteiligungsprozess aufgearbeitet werden.

Das durchgeführte Werkstattverfahren leitete die zweite Phase des altstadt.raum-Prozesses ein. Unter Berücksichtigung der ausgewerteten Ergebnisse aus den Verkehrsversuchen, einer parallel durchgeführten Befragung relevanter Akteursgruppen (Anwohner*innen, Gewerbetreibende, Besucher*innen, Passant*innen) und vorhandener Planwerke, sollten durch die Teams konkrete Entwicklungsperspektiven für den altstadt.raum entstehen. Diese sollte im Einklang mit Maßnahmen zur Klimafolgenanpassung und zum Klimaschutz erarbeitet werden. Bei allen Überlegungen zur zukunftsfähigen Entwicklung stand eine gute Erreichbarkeit des altstadt.raums im Vordergrund. Auf Grundlage der erarbeiteten Eckpunkte durch das Kernteam (Erreichbarkeit, ruhender Verkehr, Aufenthaltsräume, Sicherheit, Klima) galt es individuelle Lösungen für alle Verkehrsteilnehmer*innen zu erarbeiten. Das Verfahren zielte auf eine diskursive Entwicklung von Lösungsvorschlägen ab, die sowohl mit dem Bewertungsgremium als auch mit der Öffentlichkeit diskutiert werden sollten.